Us eficient del correu electrònic

Aquesta entrada sorgeix com una petició dels meus alumnes del taller de Xarxes Socials i Recursos Humans que estic impartint per al Col·legi Oficial de Psicòlegs de la Comunitat Valenciana.

El correu electrònic és una ferramenta que s'ha tornat bàsica per al treball diari de moltes empreses. Encara que no ens podem imaginar treballar sense correu electrònic, aquest genera molt estrès si no sabem gestionar el flux continu d'informació entrant que ens arriba. Ací teniu unes indicacions, recollides d'ací i d'alla, sobre com fer-ho.

• Revisa el correu electrònic en intervals de temps prefixats. Per exemple, cada 3 o 4 hores, 2 o tres cops al dia: a primera hora, cap a la meitat de la jornada laboral i/o a darrera hora abans de marxar del treball.
• Gestiona el correu cada dia, contestant els missatges, esborrant-los i/o planificant una acció. Evitarem perdre temps al tornar-los a revisar. No els imprimisques si no és absolutament necessari.
• Aplica la regla dels dos minuts: si tens dos minuts per contestar al correu, fes-ho. Si no, planifica una acció segons la urgència i la importància:

El correu no té cap utilitat --> esborrar

El correu es pot contestar en menys de 2 minuts --> contestar

Si no es pot contestar en menys de 2 minuts --> forma part d'una tasca més complexa: planificar l'acció segons la urgència i la importància

El correu conté una convocatòria de reunió --> anotar en l'agenda i esborrar

El correu conté un document adjunt --> arxivar i esborrar

• Llegeix els correus en ordre cronològic, del més antic al més recent, així no se't passaran correus més vells relacionats amb els que ja has llegit.
• Crea carpetes i organitza el correu entrant mitjançant els filtres (segons el remitent, l'assumpte, etc.).
• Envia només aquells correus que siguen necessaris.
• El nombre de destinataris d'un correu electrònic s'ha de limitar el màxim possible.
• L'assumpte dels missatges ha de ser breu i clar, ha de permetre identificar la temàtica del correu sense obrir-lo.
• El correu electrònic no és el canal adequat per enviar missatges urgents, utilitza el telèfon.
• En principi, no cal respondre immediatament els correus rebuts. Si és urgent, t'ho faran saber o et telefonaran.
• No utilitzar el correu electrònic per mantenir una conversació (com un xat). Si sou dos persones, utilitzeu el telèfon, si sou més, planifiqueu una reunió (en persona o per xat).
• Usa les opcions “copia” (carbon copy: CC) i “còpia oculta” (blind carbon copy: BCC), en funció del tipus de destinataris dels teus correus.
• Escriu els correus com t'agradaria rebre'ls a tu: curts, clars, cuidant el llenguatge i les faltes d'ortografia, evitant les majúscules i l'ús de diferents tipus de lletra i colors.
• Revisar amb un cop d'ull el missatge abans de prémer “enviar”: Hem respost al que se'ns demanava? Hem adjuntat els documents necessaris? Hem triat els destinataris? La nostra resposta és breu i clara? Hi ha faltes d'ortografia? Etc.
• No envies un correu electrònic quan estigues enfadat o amb l'estat d'ànim alterat. Recorda revisar els missatges abans d'enviar-los.
• Inclou una signatura de no més de sis línies (nom, càrrec, empresa, telèfon, fax i url de l'empresa. L'adreça postal és opcional).
• Configura el filtre anti-spam
• Organitza i manté actualitzada la llibreta d'adreces de contactes.
• Sincronitza el correu i els contactes entre els teus terminals (treball, casa, telèfon...).